KSeF a faktury kosztowe – jak zmieni się praca z biurem rachunkowym? - Biuro Hera

KSeF zmienia przekazywanie dokumentów do księgowości, ale nie zwalnia przedsiębiorcy z ich opisu. Biuro rachunkowe może pobrać faktury ustrukturyzowane po uzyskaniu uprawnień, jednak sama faktura nie mówi, czego dotyczył wydatek ani jak go rozliczyć.

Faktura w KSeF to nie komplet informacji dla księgowości

Dla sprzedawcy dokument jest fakturą sprzedażową, a dla nabywcy może być fakturą kosztową. KSeF udostępnia dane faktury i numer KSeF, lecz nie rozstrzyga, czy wydatek jest związany z działalnością ani czy daje prawo do ujęcia w kosztach lub odliczenia VAT.

Księgowa może potrzebować umowy, specyfikacji, protokołu odbioru, rozliczenia delegacji albo opisu celu zakupu. Dotyczy to m.in. paliwa, hotelu, sprzętu czy usług dla konkretnego projektu. System ułatwia dostęp do dokumentów, ale nie zastępuje komunikacji z biurem rachunkowym.

Kto pobiera faktury kosztowe: firma czy biuro rachunkowe?

Możecie wybrać jeden z trzech modeli. W pierwszym biuro pobiera faktury z Krajowego Systemu e-Faktur, a firma przesyła opisy i załączniki. W drugim przedsiębiorca najpierw sprawdza dokumenty, opisuje je i przekazuje do księgowości. Model mieszany dzieli te zadania między firmę i biuro.

Wybór zależy od liczby dokumentów, organizacji zakupów i używanego programu. Najważniejsze, aby każdy wiedział, za co odpowiada i w jakim terminie przekazuje informacje.

Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego

Przed rozpoczęciem obsługi ustalcie zakres dostępu. Uprawnienia są nadawane dla konkretnego NIP-u, a pobieranie faktur i ich wystawianie to odrębne zakresy. Nie nadajcie dostępu „na zapas”.

Procedura dla każdej faktury kosztowej: 5 kroków

1. Sprawdź dokument. Potwierdź, że zakup dotyczy firmy, a dane kontrahenta i nabywcy są prawidłowe.
2. Opisz cel wydatku. Wystarczy krótka informacja, np. „materiały do zlecenia dla klienta”.
3. Dodaj załączniki. Przekaż umowę, protokół, specyfikację lub inny dowód potrzebny do rozliczenia.
4. Przekaż dane w terminie. Ustal z biurem stały termin na opisy oraz zgłaszanie wyjątków.
5. Wyjaśnij wątpliwości przed zamknięciem miesiąca. To ogranicza korekty i opóźnienia w rozliczeniach.

Jak przygotować firmę do pracy po KSeF?

Spiszcie zasady na jednej stronie: kto opisuje zakupy, gdzie trafiają dokumenty uzupełniające i jak zgłaszać faktury poza standardowym obiegiem. Przeszkol pracowników, którzy zamawiają towary lub odbierają usługi. Automatyzacja procesów księgowych ogranicza ręczne wprowadzanie danych, ale działa dobrze tylko wtedy, gdy informacje dla biura są kompletne.

KSeF a faktury kosztowe – najczęstsze pytania

Czy księgowa zobaczy wszystkie faktury kosztowe?

Po nadaniu właściwych uprawnień biuro może pobierać faktury dostępne dla firmy w KSeF. Nadal potrzebuje jednak opisów i dokumentów, których system nie zawiera.

Czy muszę wysyłać faktury do biura rachunkowego?

Zwykle nie trzeba przesyłać samego dokumentu w formacie PDF. Nadal należy przekazać informacje o zakupie oraz załączniki istotne dla księgowania.

Czy każdą fakturę z KSeF można ująć w kosztach?

Nie. O sposobie rozliczenia decydują okoliczności zakupu, jego związek z działalnością i przepisy. W razie wątpliwości przekaż księgowej pełny opis sprawy.

Ustal zasady KSeF z Biurem Hera

Biuro Hera od ponad 35 lat wspiera przedsiębiorców w księgowości, podatkach, kadrach i audycie. Ponad 50 specjalistów obsługuje około 600 klientów. Skontaktuj się z nami, aby ustalić model współpracy przy KSeF dopasowany do Twojej firmy.